Lahti.vaakuna.svg

Lahden kaupunki on ensimmäisenä kuntana Suomessa saanut arkistolaitokselta luvan säilyttää asiakirjansa pelkästään sähköisessä muodossa. Lupa koskee kahta suurinta hallinnon käytössä olevaa tietojärjestelmää, asianhallintajärjestelmää ja dokumenttienhallintajärjestelmää sekä niissä säilytettäviä tietoja ja asiakirjoja. Lupa on voimassa viisi vuotta, jonka jälkeen sitä täytyy hakea uudelleen.

Lahden kaupunki on valmistellut siirtymistä sähköiseen arkistointiin vuodesta 2006 lähtien, jolloin arkistolaitos antoi mahdollisuuden pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen säilyttämiseen pelkästään sähköisessä muodossa. Luvan myöntämisen kriteerit ovat olleet niin vaativat, että ensimmäisenä luvan saaneelta Lahdelta kesti seitsemän vuotta täyttää ne. Lahden kaupunki on muun muassa laatinut noin 800 tiedonohjaussuunnitelmaa, joissa on kuvattuna kaikki kaupungin hallinnossa käytettävät asiakirjat niin sanottuine metatietoineen. Myös tietojärjestelmiä on kehitetty ja tietoturvaa parannettu.

Sähköinen arkistointi säästää paperin hankintakustannusten lisäksi postitus-, arkistotilavuokra-, tulostus-, kopiointi- ja jätehuoltokuluissa. Ajansäästö tulee olemaan myös merkittävää, koska asiakirjoja ei enää tarvitse hakea arkistokaapeista vaan ne löytyvät nopeasti tietojärjestelmistä. Sähköinen arkistointi parantaa tietoturvaa, koska jokaisen asiakirjan kohdalla on mainittu onko se julkinen vai salainen. Asiakirjoja pääsevät näkemään vain käyttöoikeudet saaneet henkilöt.

Arkistopapereiden korvaaminen sähköisellä säilyttämisellä on myös ympäristöteko, joka sopii hyvin Lahden GreenCity -ohjelmaan.

Lupa sähköiseen arkistointiin on tärkeä etappi, mutta Lahden kaupungilla on vielä edessä paljon työtä asioiden ja asenteiden muuttamiseksi niin, että papereista oikeasti päästään eroon. Seuraava tehtävä on yhtenäisten käytäntöjen ja työmenetelmien luominen kaupungin toimialoille, jatkotyön aikatauluttaminen ja säästötoimenpiteille on valittava selkeät mittarit.

By VictoriaMedia

Victoria Media eli Kerttu Vali on Uutisharrastaja, Uutiskissa, Vaikuttaja, Luontoaktivisti, Lukutoukka, Nörtti, Tiedonkerääjä sekä Tutkija.