Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) on käynyt läpi 5,7 miljoonaa sähköisessä arkistossa olevaa kaupparekisterin asiakirjaa tarkoituksenaan parantaa tietosuojaa ja kehittää järjestelmää asiakkaille turvallisemmaksi.
Asiakirjat ovat kaupparekisteri-ilmoituksia ja niiden liitteitä, joihin ilmoituksen tehnyt yritys olisi PRH:n ohjeen mukaisesti saanut liittää vain julkisia tietoja, ei esimerkiksi henkilötunnuksia.
PRH kävi asiakirjat läpi teknisen eräajon avulla, jossa paljastui, että Virre-tietopalvelussa on kuitenkin ollut ostettavissa myös henkilötunnuksia ja passikopioita sisältäviä asiakirjoja.
Kyseessä ei ole tietomurto, eikä ostaja ole voinut etukäteen tietää ostamiensa asiakirjojen sisältöä.
PRH on tunnistanut 3 495 ostoa sellaisiin ilmoituksiin, joiden asiakirjoissa on ollut virheellisesti julkisina henkilötunnuksia tai passikopioita. Henkilötunnuksen tai passikopion sisältäneistä asiakirjoista yli puolet on ostanut viranomainen. Nämä ilmoitukset on tehty marraskuun 2014 ja joulukuun alun 2021 välisenä aikana. Määrä on alle 0,5 prosenttia kaikista sähköisen arkiston asiakirjoista.
Mitä PRH on tehnyt tapahtuneen selvittämiseksi?
PRH on tehnyt ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle ja tiedottanut asiasta ilmoituksen tehneille yrityksille. Katso prh.fi-sivuilta lista yrityksistä, joiden ilmoittamia henkilötunnuksia ja passikopioita sisältäviä asiakirjoja on virheellisesti ostettu Virrestä.
Olemme salanneet eräajossa tunnistetut asiakirjat, eivätkä tunnistetut henkilötunnukset tai passikopiot ole enää ostettavissa Virre-palvelusta.
Vastaavien tilanteiden välttämiseksi tekninen eräajo on otettu pysyvästi käyttöön sähköisessä arkistossa. Se käy jatkuvasti läpi uusia asiakirjoja ja salaa henkilötunnuksia ja passikopioita sisältävät asiakirjat.
Jatkamme edelleen järjestelmiemme tietosuojan ja -turvan kehittämistä. Henkilötunnusten käsittelyssä luottamuksella on suuri merkitys. Teemme kaikkemme, ettei vastaavaa tapahdu.
On epätodennäköistä, mutta kuitenkin mahdollista, että virheellisesti luovutettuja henkilötunnuksia käytetään väärin. Olemme julkaisseet ohjeet henkilöille, jotka epäilevät, että heidän henkilötunnus- tai passitietojaan sisältävä asiakirja on voinut olla ostettavissa Virrestä. Lue ohjeet henkilöille prh.fi-sivulta.
Kaupparekisteri on yleiseen käyttöön tarkoitettu julkinen rekisteri
Jokaisella on oikeus saada tietoja kaupparekisteriin merkityistä asioista. Sama julkisuus koskee myös kaupparekisteriin tehtyjä ilmoituksia liitteineen. Yritykset vastaavat ilmoittamistaan tiedoista.
PRH:n ohjeiden mukaisesti ilmoitukseen ei saa liittää asiakirjoja, esimerkiksi pöytäkirjoja tai yhtiösopimuksia, joissa on henkilötunnuksia, kotiosoitteita tai arkaluonteisia tietoja, kuten terveystietoja.
Osalla kaupparekisterin tietopalvelun asiakkaista, kuten viranomaisilla, on oikeus saada yrityksen vastuuhenkilöistä myös henkilötunnustiedot, osalla taas ei.
PRH rekisteröi ja julkistaa tiedot kaupparekisterissä
Kaupparekisterissä on lähes 1,6 miljoonan henkilön henkilötiedot, ja yritystietoja lähtee tietopalvelun sopimus- ja muille asiakkaille tuhansia päivittäin.
PRH:lla on tarkat menettelyt ilmoitusten käsittelyssä tietosuojalainsäädännön mukaisesti. PRH:llä on myös tarkat sopimukset kaupparekisteritietoa hyödyntävien toimijoiden kanssa kaupparekisterissä olevien henkilötietojen käsittelystä, välittämisestä ja tietopalvelujen hyödyntämisestä.